Documentos para Certilap: checklist y pasos para lograr Conforme

Certilap no se aprueba solo con contratos y liquidaciones. Para obtener un resultado Conforme, la nómina, las remuneraciones, las cotizaciones previsionales, el Libro Electrónico de Remuneraciones y los respaldos individuales deben coincidir en trabajador, RUT y periodo.

En una operación salmonera, una diferencia aparentemente menor —por ejemplo, declarar 18 trabajadores y presentar cotizaciones o LER para 17— puede generar observaciones, retrasar el certificado y afectar el pago o el acceso a una faena del mandante.

Esta guía explica qué documentos para Certilap debes preparar, en qué orden cargarlos, cómo responder observaciones y cuál es el control final para saber si el expediente está realmente listo. También aclara el papel de Acredix: es una herramienta del lado del contratista para preparar, validar, ordenar y proteger la documentación antes de cargarla en Certilap u otras plataformas externas del mandante.

Veredicto rápido: la cuadratura es el punto crítico

La verificación laboral revisa el pago mensual de los trabajadores declarados, sus contratos y anexos cuando corresponda. La revisión previsional considera las planillas de cotizaciones de los organismos a los que el empleador está obligado a pagar, incluyendo AFP, salud, AFC y mutual o seguro de accidentes del trabajo. Además, los datos deben cuadrar con el libro de remuneraciones del periodo.

Este control se relaciona con el régimen de subcontratación regulado por la Ley 20.123. La Dirección del Trabajo explica las responsabilidades de la empresa principal y del contratista en materia laboral y previsional, así como los mecanismos de información y retención que puede ejercer la empresa principal.

Criterio	Paquete incompleto o inconsistente	Paquete preparado correctamente
Alcance documental	Solo contratos y liquidaciones	Evidencias laborales, previsionales y del periodo certificado
Formato	Imágenes, PDF ilegible o archivos convertidos	PDF nativo y LER en CSV original
Consistencia	RUT, nómina o periodos diferentes	Mismos trabajadores, RUT y periodo en todos los respaldos
Revisión	Observaciones difíciles de rastrear	Matriz por trabajador y expediente identificable
Resultado esperado	Retrabajo, demora o No Conforme	Solicitud trazable y correcciones más rápidas si fueran necesarias

La certificación no reemplaza otros permisos, registros o exigencias sectoriales. Para revisar trámites oficiales relacionados con acuicultura y pesca, consulta el Registro Nacional de Trámites de Sernapesca. Es un registro distinto de la certificación laboral de contratistas.

Paso 1: define el periodo, la faena y la nómina que vas a certificar

Antes de reunir archivos, fija tres datos:

• El mes o periodo que se someterá a revisión.
• La empresa principal o mandante al que se presentará el certificado.
• La nómina exacta de trabajadores que prestaron servicios durante ese periodo.

Luego construye una matriz de control con, al menos, estas columnas:

• Nombre completo y RUT.
• Cargo, centro o faena cuando corresponda.
• Fecha de inicio y término del vínculo durante el periodo.
• Contrato y anexos disponibles.
• Liquidación y respaldo de pago.
• Cotizaciones previsionales.
• Presencia en el LER o LRE.
• Finiquito o indemnización, si aplica.
• Estado de revisión y observaciones.

Incluye las altas, bajas, trabajadores part-time, contratos de corta duración y eventuales subcontratistas. No des por hecho que una persona debe aparecer o quedar fuera: cruza la nómina con los movimientos reales del mes y con lo que declararás en la solicitud.

Ejemplo: si la nómina masiva contiene 18 personas, el LER muestra 17 y una planilla previsional incluye solo 16, detén la carga. Primero identifica si hay una baja, un error de RUT, un pago pendiente o un archivo de otro periodo.

Para profundizar en esta etapa, puedes usar el checklist documental para contratistas salmoneros como base de revisión interna.

Paso 2: reúne los documentos laborales por trabajador

Prepara un expediente individual para cada persona declarada. Como base, revisa lo siguiente:

Contrato y anexos

Guarda el contrato de trabajo vigente durante el periodo y sus anexos aplicables. Comprueba que el nombre, RUT, cargo, jornada, remuneración y fechas sean coherentes con la nómina.

Liquidación y respaldo de pago

Incluye la liquidación de sueldo del mes certificado. Debe estar firmada o acompañada por un respaldo que permita acreditar el pago, como un comprobante de depósito u otro medio verificable.

Si existe remuneración variable, bonos, descuentos o cambios de jornada, revisa que el cálculo pueda explicarse con los antecedentes del trabajador.

Asistencia y control de jornada

Conserva el registro de asistencia o control de jornada cuando corresponda a la modalidad de trabajo y a los requisitos de la certificación. En operaciones salmoneras con turnos, traslados o trabajo en centros de cultivo, este respaldo ayuda a explicar diferencias de días, jornadas o remuneraciones.

Altas, bajas y términos de contrato

Si una persona dejó de trabajar durante el periodo, incorpora los antecedentes que expliquen su salida. Para finiquitos e indemnizaciones, prepara la documentación que corresponda al caso, incluyendo notificación de término, finiquito ratificado y comprobantes de pago cuando sean aplicables.

No presentes una lista variable como si fuera universal para todos los trabajadores. La documentación puede depender del periodo, del tipo de vínculo y de lo que solicite la certificación vigente o el mandante.

Paso 3: valida las cotizaciones y el libro de remuneraciones

Reúne las planillas y comprobantes correspondientes al mismo periodo de la certificación. Revisa que aparezcan los trabajadores declarados y que los montos sean compatibles con sus remuneraciones imponibles.

Como mínimo, verifica las obligaciones que correspondan a tu empresa:

• AFP.
• Salud previsional.
• Seguro de cesantía AFC.
• Mutualidad o seguro de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales.
• CCAF u otro organismo previsional, cuando corresponda.

Descarga los comprobantes después de que el pago haya sido procesado y confirma el periodo, el RUT de la empresa, el número de trabajadores y la nómina. Si utilizas Previred u otra plataforma de pago, no confundas el comprobante de pago con la planilla detallada que pueda requerir la revisión.

El LER o LRE debe tratarse como un archivo independiente y especialmente sensible:

1. Carga el archivo en formato CSV original.
2. No lo conviertas a XLS o XLSX.
3. No agregues columnas, colores, totales ni imágenes.
4. No alteres su estructura para “ordenarlo”.
5. Elimina únicamente las filas de trabajadores que no estén incluidos en la certificación, cuando el procedimiento vigente lo permita.
6. Sube por separado la imagen o comprobante de recepción del libro en el portal de la Dirección del Trabajo.

Las instrucciones publicadas por Certilap indican que los documentos deben presentarse como PDF nativo; no basta con tomar una fotografía o convertir un JPG o PNG en PDF. Un archivo que visualmente parece correcto puede ser rechazado si en realidad contiene solo una imagen escaneada.

Valida la consistencia del paquete antes de iniciar la solicitud.

Paso 4: prepara nombres, formatos y declaraciones

Antes de iniciar la solicitud, estandariza los archivos. Una nomenclatura simple facilita la revisión humana y la corrección de observaciones:

RUT_TipoDocumento_Periodo.pdf

Por ejemplo:

76123456-7_Liquidacion_2026-06.pdf

76123456-7_Contrato_2026-06.pdf

76123456-7_Finiquito_2026-06.pdf

Usa una carpeta maestra del periodo y subcarpetas por trabajador. Conserva también una copia de la nómina enviada, el folio de la solicitud y la versión exacta de cada archivo cargado.

Completa las declaraciones juradas usando las plantillas vigentes disponibles en la sección de documentos de Certilap. No reutilices automáticamente un formulario de otro periodo si cambiaron sus campos o instrucciones.

Control de formato antes de cargar

• El PDF se abre, se lee y permite identificar su contenido.
• El PDF es nativo, no una imagen convertida.
• El CSV conserva su extensión y estructura original.
• La recepción del LER está en un archivo separado.
• El nombre del archivo identifica empresa, trabajador, documento y periodo.
• No hay archivos duplicados, protegidos con contraseña o del mes equivocado.

Paso 5: carga la solicitud en el orden operativo correcto

El portal puede presentar variaciones de acuerdo con la configuración de la certificación, pero el flujo de preparación recomendado es el siguiente:

1. Cierra la nómina del periodo. Confirma altas, bajas, trabajadores trasladados y personas efectivamente asignadas al contrato o faena.
2. Completa remuneraciones y cotizaciones. Espera a contar con comprobantes procesados y descarga las planillas correspondientes.
3. Prepara los expedientes individuales. Une contratos, anexos, liquidaciones, respaldos de pago y antecedentes especiales.
4. Inicia la solicitud. Declara empresa, mandante, periodo y cantidad de trabajadores sin apartarte de la nómina validada.
5. Carga la nómina masiva. Contrasta el archivo con tu matriz y revisa que el total coincida.
6. Adjunta documentos laborales y previsionales. Mantén separados los archivos por tipo y trabajador cuando el portal lo solicite.
7. Carga el LER en CSV. Adjunta en un ítem independiente la evidencia de recepción del portal de la Dirección del Trabajo.
8. Revisa el resumen antes de enviar. Comprueba periodo, RUT, cantidad de trabajadores y archivos adjuntos.
9. Guarda el folio y monitorea el estado. Conserva la evidencia de envío junto con la carpeta del periodo.

Una rutina preventiva útil es trabajar con una cadencia 30/15/7: 30 días antes del cierre, identifica vencimientos y pendientes; 15 días antes, revisa contratos, anexos y dotación; 7 días antes, deja encaminadas las evidencias y excepciones. Esta es una pauta interna de organización, no un plazo oficial de Certilap.

Después del cierre mensual, intenta enviar el paquete el primer día hábil siguiente cuando ya estén disponibles los comprobantes necesarios. Así dejas margen para revisar observaciones antes de que el certificado sea requerido por el mandante.

Orden recomendado para llegar a la carga con evidencias completas.

Paso 6: monitorea y responde las observaciones

No consideres terminada la gestión cuando la carga haya sido enviada. Revisa el estado de la solicitud en el portal y controla las observaciones dentro del plazo que muestre la certificación vigente.

La investigación operativa del proceso considera una revisión inicial que puede extenderse hasta cinco días y un periodo acotado para corregir; confirma siempre los plazos específicos de tu solicitud. La prioridad es responder con el conjunto completo de antecedentes, no reemplazar archivos de manera aislada sin volver a cuadrar el expediente.

Cómo corregir una observación

1. Lee el comentario completo y ubica al trabajador, documento y periodo involucrados.
2. Determina si el problema es de formato, legibilidad, contenido o consistencia.
3. Reemplaza el archivo por una versión válida y conserva la anterior para trazabilidad.
4. Vuelve a revisar la relación entre nómina, liquidación, cotización y LER.
5. Envía la corrección dentro del plazo indicado.
6. Registra qué cambió y quién hizo la validación.

Observación o señal	Causa probable	Acción correctiva
CSV rechazado	Se convirtió a XLS/XLSX o se agregaron columnas, colores o totales	Recuperar el CSV original y cargarlo sin modificaciones permitidas
PDF no aceptado	Es una fotografía, un escaneo convertido o resulta ilegible	Obtener el PDF nativo y comprobar que el texto sea legible
Trabajador faltante	Diferencia entre nómina, LER y cotizaciones	Revisar altas, bajas, RUT y periodo en los tres registros
Cotización inconsistente	Comprobante de otro mes o pago asociado a otra nómina	Descargar el respaldo correcto y repetir la cuadratura
Contrato observado	RUT, cargo, fecha o anexo no coincide	Verificar la versión vigente y adjuntar el anexo aplicable
Liquidación sin respaldo	Falta firma o evidencia de depósito	Incorporar la firma o el comprobante de pago verificable
Finiquito pendiente	Término de relación laboral no justificado	Revisar causal, fecha, ratificación y comprobante de pago

Ejemplo: si el portal informa 17 trabajadores en el LER y 18 en la nómina, no corrijas únicamente el CSV. Revisa primero si el trabajador faltante tuvo una baja, si su RUT fue digitado de otra forma o si sus cotizaciones quedaron en otro periodo.

¿Qué resultado debes esperar?

Un expediente correctamente preparado no garantiza la aprobación automática. Sí reduce errores evitables y permite responder con mayor rapidez si el certificador encuentra una diferencia.

Cuando la revisión concluya favorablemente, descarga el certificado digital desde la sección de certificados del proceso, si esa es la ruta disponible en tu cuenta. Archívalo con:

• Folio de la solicitud.
• Periodo certificado.
• Estado o resultado.
• Nómina enviada.
• Evidencias laborales y previsionales.
• Registro de observaciones y correcciones, si existieron.

Este expediente será útil para presentarlo al mandante y para preparar el siguiente cierre mensual sin comenzar desde cero.

Acredix antes de Certilap: qué resuelve y qué no

Certilap es una plataforma externa que revisa la evidencia de cumplimiento laboral y previsional. Acredix no reemplaza esa certificación ni emite el certificado. Su función está del lado de la empresa contratista: centralizar documentos, validar consistencia, proteger respaldos, controlar vencimientos y ayudar a cerrar observaciones antes de cargar en el portal.

La diferencia es importante para contratistas salmoneros que deben cumplir exigencias de más de un mandante. ProNexo, AQS, ProCheck y HP Office son plataformas externas de acreditación pertenecientes a los mandantes; no son productos, módulos ni integraciones de Acredix. Acredix tampoco combina, incluye ni está compuesto por esos sistemas. Ayuda a que el contratista llegue con su documentación preparada para los requisitos de cada plataforma.

Enfoque	Trazabilidad	Alertas preventivas	Manejo de observaciones	Recomendación
Carpetas y control manual	Baja si participan varias personas	Depende de recordatorios individuales	Revisión reactiva	Empresas pequeñas y con operación estable
Planilla o checklist interno	Media	Requiere actualización disciplinada	Permite asignar responsables	Equipos con varios revisores y volumen controlado
Gestión preventiva con Acredix	Alta, con repositorio centralizado	Facilita controlar vencimientos y pendientes	Ayuda a identificar diferencias antes de la carga	Contratistas con cierres mensuales, varios trabajadores o distintos mandantes

Si tienes pocos trabajadores y un solo mandante, una matriz bien mantenida puede ser suficiente. Si las diferencias se repiten, hay múltiples revisores o debes preparar paquetes para Certilap y otras plataformas externas, conviene evaluar una gestión más estructurada.

Conoce cómo se prepara la documentación para ProNexo, AQS y ProCheck sin confundir esas plataformas con Acredix. También puedes revisar la guía sobre acreditación de contratistas salmoneras y el servicio de acreditación para contratistas salmoneras.

La herramienta de preparación se elige según complejidad y volumen del contratista.

Checklist de finalización: marca el paquete como listo solo si todo coincide

Antes de enviar la solicitud, confirma cada punto:

• La empresa, el mandante y el periodo están correctamente definidos.
• La cantidad de trabajadores declarada coincide con la nómina validada.
• Cada trabajador tiene RUT y nombre consistentes en todos los archivos.
• Los contratos y anexos vigentes están disponibles.
• Las liquidaciones tienen firma o respaldo verificable de pago.
• Las altas, bajas, trabajadores part-time y contratos de corta duración están revisados.
• Los finiquitos e indemnizaciones aplicables cuentan con sus respaldos.
• Las planillas de AFP, salud, AFC y mutual corresponden al periodo.
• El LER está en CSV original, sin modificaciones no permitidas.
• La recepción del LER en la Dirección del Trabajo está separada del CSV.
• Los PDF son nativos, legibles y no corresponden a imágenes convertidas.
• Las declaraciones juradas usan la plantilla vigente.
• La nómina, las remuneraciones, las cotizaciones y el LER cuadran.
• El folio y la evidencia de carga quedaron archivados.
• Existe un responsable de monitorear observaciones y plazos.

La gestión está completa cuando la solicitud fue enviada sin errores evitables, las observaciones fueron respondidas —si aparecieron— y el certificado digital quedó descargado y archivado con su folio, periodo y estado.

Si tu equipo detecta diferencias recurrentes entre nómina, cotizaciones y documentos, conversa con nuestro equipo para revisar cómo organizar un repositorio centralizado, activar alertas preventivas y preparar cada expediente antes de enfrentarte a Certilap.